Ein Stundensatz muss den gesamten Betrieb finanzieren, obwohl nur ein Teil der Arbeitszeit auf Rechnungen erscheint. Wer sein früheres Monatsgehalt durch 160 Stunden teilt, lässt Urlaub, Krankheit, Vertrieb und die Kosten der Selbstständigkeit aus. Die belastbare Rechnung beginnt deshalb mit dem Jahresbedarf und den tatsächlich verkaufbaren Stunden.

Die folgende Kalkulation zeigt einen allein geführten Dienstleistungsbetrieb in Deutschland. Alle wirtschaftlichen Werte sind fiktive Modellannahmen, keine Preisempfehlung oder Branchenwerte. Gerechnet wird mit Nettoerlösen und Regelbesteuerung über das gesamte Modelljahr. Das persönliche Steuer- und Versicherungsbudget wird individuell geplant.

Der Jahresbedarf bildet den Ausgangspunkt

Erstellen Sie zuerst zwei getrennte Budgets. Zum betrieblichen Budget gehören etwa Software, Büro, Versicherungen, Buchführung, Telefon, Fortbildung und die laufende Kundengewinnung. Trennen Sie fixe Jahreskosten von auftragsabhängigen Kosten. Im Modell werden regelmäßig anfallende variable Kosten, etwa nutzungsabhängige Softwarelizenzen, vereinfachend mit 10 Euro je Leistungsstunde angesetzt. Zusätzliche Materialien oder Fremdleistungen eines einzelnen Auftrags kalkulieren Sie separat. Dieselbe Ausgabe darf dabei nur einmal berücksichtigt werden.

Das persönliche Zielbudget umfasst Lebenshaltung, Krankenversicherung, Vorsorge und die voraussichtlichen persönlichen Steuern. Im Beispiel soll der Betrieb dafür 36.000 Euro im Jahr erwirtschaften. Wie viel davon für die Lebenshaltung bleibt, hängt von den persönlichen Steuern und der Absicherung ab. Bei einem Einzelunternehmen ist der kalkulatorische Unternehmerlohn eine Planungsgröße; private Entnahmen mindern den steuerlichen Gewinn nicht.

Zusammen ergeben fixe Kosten, persönliches Zielbudget und Zielüberschuss den erforderlichen Jahresbeitrag von 60.000 Euro. Dieser Betrag muss nach Abzug der variablen Kosten übrig bleiben. Der Zielüberschuss von 6.000 Euro schafft Spielraum für die weitere Entwicklung; Investitionen und Zahlungstermine planen Sie zusätzlich. Den steuerlichen Umgang mit Entnahmen und Betriebsausgaben regelt § 4 EStG.

Aus Arbeitszeit wird erst nach Abzügen verkaufbare Zeit

Das Modell beginnt bei 52 Wochen. Sechs Wochen für Urlaub, Feiertage und Krankheit zusammen sind knapp angesetzt und reduzieren die verfügbare Zeit auf 46 Wochen. Weitere sechs Wochen sind für Fortbildung und zusätzliche Ausfälle reserviert. Insgesamt werden zwölf Wochen abgezogen; übrig bleiben 40 produktiv planbare Wochen. Ersetzen Sie diese vereinfachte Jahresannahme durch Ihren tatsächlichen Zeitbedarf.

Bei 40 Stunden je Woche entstehen 1.600 verfügbare Arbeitsstunden. Im Basisszenario werden davon 60 Prozent verkauft: 960 Stunden. Die übrigen 40 Prozent entfallen auf Akquise, Angebote, Buchführung, Organisation und nicht berechenbare Abstimmungen. Im schwächeren Szenario sinkt der verkaufte Anteil auf 45 Prozent, also 720 Stunden. Die zusätzlichen 240 Stunden bleiben wegen geringerer Nachfrage unverkauft; insgesamt sind damit 55 Prozent der verfügbaren Zeit unberechnet. Fixkosten und persönliches Zielbudget bleiben unverändert.

Eine Zeiterfassung sollte zwischen verkaufter Leistung, unberechneter Kundenarbeit und allgemeiner Betriebsarbeit unterscheiden. Sonst erscheint ein Projekt auf dem Papier gut ausgelastet, obwohl die unbezahlten Korrekturen den tatsächlichen Satz drücken. Bei Pauschalprojekten gehören sämtliche Leistungsstunden in die Nachkalkulation.

Die Preisuntergrenze hängt direkt an der Auslastung

Die Preisuntergrenze ist der Nettostundensatz, der den erforderlichen Jahresbeitrag und die variablen Kosten deckt. Im Modell werden die vereinfachten 10 Euro variablen Kosten jeder Leistungsstunde zugeordnet, auch wenn eine Korrekturstunde im Paketpreis nicht zusätzlich berechnet wird.

Bei einem Testpreis von 75 Euro und 960 Stunden entstehen 72.000 Euro Umsatz. Nach 9.600 Euro variablen Kosten und 18.000 Euro Fixkosten verbleiben 44.400 Euro vor persönlichen Steuern und Entnahmen. Davon sind 36.000 Euro für das persönliche Zielbudget eingeplant. Es bleiben 8.400 Euro Spielraum: 6.000 Euro Zielüberschuss plus 2.400 Euro Puffer aus der Aufrundung des Stundensatzes.

Bei unverändert 75 Euro, aber nur 720 Stunden, sinkt der Spielraum auf minus 7.200 Euro: 54.000 Euro Umsatz minus 7.200 Euro variable Kosten, 18.000 Euro Fixkosten und 36.000 Euro Zielbudget. Bei gleichem Preis entscheidet die verkaufte Stundenzahl darüber, ob das Modell trägt.

Mit 100 Euro trägt im Modell auch die schwächere Auslastung: 72.000 Euro Umsatz minus 7.200 Euro variable Kosten, 18.000 Euro Fixkosten und 36.000 Euro Zielbudget ergeben 10.800 Euro Spielraum. Das sind 6.000 Euro Zielüberschuss plus 4.800 Euro Puffer. Voraussetzung bleibt, dass 720 Stunden zu diesem Preis tatsächlich verkauft werden.

Der Marktpreis entscheidet über die Umsetzbarkeit

Die eigene Kostenrechnung zeigt, was Ihr Modell benötigt. Sie beweist nicht, dass Kunden den Preis bezahlen. Prüfen Sie daher ein konkretes Angebot mit einem klaren Ergebnis, einer definierten Zielgruppe und nachvollziehbarem Leistungsumfang. Vergleichen Sie Leistungen mit ähnlichem Inhalt. Ein sichtbarer Stundenpreis sagt wenig, wenn dahinter unterschiedliche Vorbereitung, Haftung oder Erreichbarkeit stehen.

Wenn der erforderliche Preis am Markt nicht durchsetzbar ist, bleiben mehrere Stellhebel: weniger fixe Kosten, weniger unberechnete Arbeit, ein engeres Angebot, eine andere Zielgruppe oder ein anderer Umfang. Zusätzliche Auslastung ist nur dann eine Lösung, wenn tatsächlich Nachfrage besteht und die Mehrarbeit in die Kapazität passt. Eine dauerhaft vollständig verkaufte Woche lässt keinen Raum für Vertrieb und betriebliche Aufgaben.

Ein Paketpreis braucht eine interne Stundenprüfung

Bei einem Festpreis von 1.200 Euro und geplanten zwölf Leistungsstunden beträgt der rechnerische Umsatz je Stunde 100 Euro. Braucht derselbe Auftrag einschließlich Abstimmung und Korrekturen 18 Stunden, sind es nur noch 66,67 Euro. Davon gehen im Modell jeweils 10 Euro variable Kosten je Leistungsstunde ab. Bei 18 Stunden bleiben 56,67 Euro je Stunde für den erforderlichen Jahresbeitrag. Das liegt unter den 62,50 Euro, die das Basismodell benötigt. Der Auftrag unterschreitet damit die kalkulierte Preisuntergrenze einschließlich persönlichem Zielbudget und Zielüberschuss. Bei einem Paketpreis zählt deshalb jede tatsächlich geleistete Stunde.

Beschreiben Sie deshalb Lieferumfang, Mitwirkung des Kunden, Anzahl der Überarbeitungen und den Umgang mit Zusatzwünschen. Halten Sie fest, wann ein neuer Auftrag oder eine zusätzliche Vergütung erforderlich wird. Pauschalen können den Kundennutzen verständlicher machen. Sie lösen die Kapazitätsrechnung nicht ab.

Netto und brutto gehören sichtbar auseinander

Für Leistungen zum allgemeinen Umsatzsteuersatz nach § 12 Absatz 1 UStG gelten 19 Prozent. 75 Euro netto ergeben dann 89,25 Euro brutto. Prüfen Sie, welcher Steuersatz und welche möglichen Befreiungen für Ihre Tätigkeit gelten.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG setzt grundsätzlich voraus, dass der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro. Bereits der Umsatz, der die maßgebliche Grenze überschreitet, und die Folgeumsätze unterliegen der Regelbesteuerung; zuvor steuerfreie Umsätze bleiben steuerfrei. Mit 72.000 Euro Jahresumsatz wäre eine durchgängige Kleinunternehmerbefreiung im Gründungsjahr daher nicht möglich. Unser Modell unterstellt zur Vergleichbarkeit Regelbesteuerung im gesamten Jahr. Ein tatsächlicher Wechsel während des Jahres muss separat kalkuliert werden, auch wegen des Vorsteuerabzugs. Quelle: Hessische Finanzverwaltung.

Legen Sie bei Geschäftskunden fest, ob Ihr Angebot Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer nennt. Prüfen Sie bei Verbrauchern die korrekte Endpreisangabe. Bevor das Angebot herausgeht, müssen Preis, Umsatzsteuerbehandlung und Rechnungsangaben zusammenpassen.

Vor dem ersten Angebot reichen fünf konkrete Prüfschritte

1. Erfassen Sie betriebliche Jahreskosten und persönliche Zielbeträge getrennt.
2. Planen Sie verfügbare Wochen und Stunden einschließlich Ausfällen.
3. Ziehen Sie Vertrieb, Organisation und unberechnete Arbeit ab.
4. Rechnen Sie mindestens eine schwächere Auslastung durch.
5. Testen Sie ein abgegrenztes Angebot und erfassen Sie den tatsächlichen Zeitbedarf.

In den ersten vier Wochen sammeln Sie belastbare Zeitdaten. Nach etwa acht Wochen vergleichen Sie angebotene und verkaufte Stunden. Nach drei Monaten prüfen Sie, ob der erzielte Satz und die Auftragslage den Jahresplan tragen. Ein einzelner gut bezahlter Auftrag ist dafür ebenso wenig ausreichend wie eine gut gefüllte Woche ohne Nachkalkulation.

Für die Entscheidung über Ihren verfügbaren Zeitrahmen hilft ergänzend der StartEffekt-Artikel Nebenberuflich oder Vollzeit gründen. Der Stundensatz wird belastbar, wenn Sie ihn mit eigenen Kosten, eigenen Zeitdaten und tatsächlich beobachteter Zahlungsbereitschaft verbinden.